Facility management jako jeden z nejdůležitějších článků životního cyklu budovy

Facility management as one of the most important links of building life cycle
Market with programmes for designing is at present stabilized and in fact sated – there are very few design offices that do not use CAD in any form. Use of CAD applications on various levels of their intelligence is common today.

Jedni je využívají coby digitální rýsovací prkno, jiní jako chytřejší objektově orientovaný CAD. Nejnověji s ním pak pracují ti, kteří se rozhodli pro parametrické navrhování, jež přináší využití principů informačního modelu budovy nebo, slovy konkurence, Virtuální budovy. Je přitom paradoxem, že nasazení softwarových řešení v projekční praxi přináší efektivitu, a tím též úspory do segmentu projektových prací, které tvoří zhruba 10–15 % celkových nákladů na stavbu budovy. Během celého životního cyklu budovy jsou však výdaje okolo správy a údržby objektu nesrovnatelně vyšší. A právě v těchto dalších fázích je prostor pro řešení, která se dostávají do popředí zájmu softwarových vývojářů, ale, co je důležitější, i jejich samotných uživatelů.
I z toho celkem logicky vyplývá snaha hlavních CAD vývojářů nabídnout softwarová řešení, která by přinesla úspory i v dalších fázích, například výstavby nebo při užívání stavby. V posledním čísle časopisu KONSTRUKCE v roce 2005 jsem zmiňoval nové „rozměry“, které získává stavebnictví v přímé návaznosti na data, jež jsou výstupem projekční kanceláře. Při použití informací o budově z 3D modelu od projektanta je možné v návaznosti na čerpání prostředků v čase získat přesnější kontrolu nad stavbou nové budovy. Nehledě na možnost si tak snadno ověřit realizovatelnost navrhovaného díla. Při investicích, které stavebnictví zaznamenává, jsou pak úspory „jen“ 5% významnou částkou.

Náklady na projektové práce a na realizaci stavby jsou v porovnání s náklady na provozování a údržbu budovy v takovém nepoměru, že úvaha nasadit efektivnější softwarové řešení v návaznosti na možnost sdílení dat s ostatními účastníky životního cyklu budovy je na místě. Podle informace Mezinárodní asociace facility managementu (IFMA) jsou úspory při důsledném nasazení facility managementu (FM) 30 % u provozních nákladů a 40 % v prostorovém využití spravovaného majetku. K této úspěšnosti nepochybně přispívá v dnešní době i softwarové řešení, které je v této fázi životního cyklu nasazeno. Tak jako projektant navrhuje pomocí počítače (Computer Aided Designs), a tudíž používá CAD program, tak facility manažer spravuje majetek pomocí počítače a softwarového řešení CAFM (Computer Aided Facility Management).
 

Prostředí programu ArchiCAD 8:1 pro TeamWork
 

Ovšem stejně jako nasazení CAD aplikace v projekční kanceláři není samo o sobě samospasitelné, tak ani nasazení CAFM nutně neznamená okamžitý přínos pro majitele či správce budovy. Jak ukazují zkušenosti z firem, kde systém zavedli, očekávané úspory se dostavily po 2–3 letech. Je třeba si uvědomit, že to není program, který s ukončením instalace začnete okamžitě používat. Proces nasazení CAFM začíná nejen vlastním výběrem a instalací programového vybavení, je potřeba předem analyzovat potřeby firmy a definovat též nároky systému na další podnikové databáze. Samotná analýza hraje důležitou roli právě při přípravě a nastavení systému s největším dopadem na očekávanou efektivitu. Zadání zde hraje velice důležitou fázi při plánovaném přechodu na CAFM. Facility management si nelze představit jako jednu činnost, která vyřeší starosti okolo správy budovy a jejího majetku. Definice pojmu FM, tak jak jej uvádí IFMA, říká: „Facility management je metoda, jak v organizacích vzájemně sladit pracovníky, pracovní činnosti a pracovní prostředí, které v sobě zahrnuje principy obchodní administrativy, architektury, humanitních a technických věd. Jinak lze FM prezentovat jako obor, který optimalizuje podpůrné procesy ve společnostech s ohledem na organizaci i ekonomii. Cílem je efektivně podporovaný hlavní výrobní program společnosti.“

NA CO FM?
Znalosti FM se hodí především při strategickém a taktickém plánování zařízení a vybavení, při financování zařízení a vybavení, výběru, nájmu a správě nemovitostí či při výběru nábytku, zařízení a externích služeb. Bude dobrým služebníkem těch, kteří se zabývají výstavbou, rekonstrukcí nebo stěhováním. Dále má FM na starosti nepřeberné množství aktivit: zdraví, bezpečnost, ochranu, stanovení organizačních pravidel a postupů, měření a řízení kvality prostředí, architekturu, inženýring, prostorové plánování a řízení, provoz budov, údržbu a správu, dohled na obchodní služby (kopírování, doprava, úklid, stravování), telekomunikace, ale i životní prostředí.

PROČ FM?
FM je komplexní činnost, která se v případě úspěšného nasazení odvděčí redukcí provozních nákladů (až o 30 %) a snížením prostorových nároků (až o 40 %). Dále jsou informace FM využitelné jako strategický přehled pro plánování nebo pro zpřesnění účetnictví a inventarizace, dále pro rozdělení nájemného a odpisů, optimalizaci prostředků a v neposlední řadě pro přesnou adresaci nákladů.

PRO KOHO JE FM?
O nasazení FM nebude nikdo zřejmě uvažovat při investici do rodinného bydlení. Hlavní možnosti uplatnění a nasazení FM jsou v podnikové oblasti – v průmyslu, u finančních institucí, administrativních či obchodních center. Nesporné je též nasazení FM u státních institucí, ať už třeba v sektoru zdravotnictví nebo školství.

JEDEN PŘÍKLAD ZA VŠECHNY
Softwarových řešení CAFM je na trhu minimálně tolik, kolik je silných CAD firem pro oblast projektování. Vazba mezi CAD systémem a CAFM řešením pro správu budovy a majetku je díky zmiňované možnosti sdílení dat v době životního cyklu budovy jasným spojovacím článkem. Z velkých hráčů na trhu CAFM je tedy většina silných i v oblasti CAD. Zářným příkladem je firma Graphisoft, jejíž původní doménou byl především Archi- CAD – software pro architekty a projektanty postavený na bázi Virtuální budovy. Z výhody Virtuální budovy vychází též ArchiFM, který je plně integrovaným 2D/3D facility management systémem. Poskytuje nástroje pro efektivní a úsporné řízení podpůrných činností spojených s provozem budovy v oblastech správy ploch a prostorů, řízení nájmů, údržby,inventáře, správy lidských zdrojů, poplatků, přístupů, stěhovaní atd.Systém může využít architekt, stavební inženýr, investor, facility manažer, investiční oddělení, vedení firmy, marketingové nebo účetní oddělení, údržba a další.
Úkol CAFM systému spočívá v poskytnutí platformy pro konzistentní uložení a řízení dat, která se využívají k strukturovanému zobrazení informací o budově během celého jejího životního cyklu. Z této definice logicky vyplývají následující požadavky:

Konzistentní uložení dat – všechna data by měla být uložena v centrální databázi, což nutně vyžaduje trojrozměrná grafická data (CAD) a vhodnou klasifikaci všech existujících alfanumerických popisů. Tyto informace musí být zobrazovány v různých formátech (z pohledu časového i technického) a v různých úrovních detailů. Informace by měly být dosažitelné z různých míst. Fundamentálním požadavkem je eliminace zdvojení dat a maximální automatizace jejich vkládání.

Řízení dat – běžný pracovní proces by měl být integrován do systému s jasným a uživatelsky příjemným rozhraním, takže by uživatel CAFM měl mít kdykoli možnost přístupu k informacím, které potřebuje. Systém by neměl měnit pracovní prostředí, ale svým začleněním spíše podpořit jeho přirozený vývoj. Typickým příkladem je automobil, který není navržen CAD systémem, nýbrž designérem, a CAD je použit jen pro zobrazení designu. Funkce CAFM je podobná: měl by poskytnout inteligentní podporu každodenní práci spojené s facility managementem.

Celý životní cyklus budovy – CAFM systém by měl být životaschopný od momentu vytvoření konceptu budovy pro posouzení jejího využití až po demolici. Je tedy „zodpovědný“ za řízení každé informace během celého životního cyklu budovy, což samozřejmě zahrnuje řízení všech informací spjatých se všemi, kdo se dostanou do kontaktu s budovou. To výrazně rozšiřuje FM funkce, jež jsou z dnešního pohledu tradiční. Pole působnosti a význam těchto aktivit specialistů roste a zahrnuje již fázi plánování využití budovy. Ze zkušeností vyplývá, že tam, kde je přítomen integrovaný CAFM systém již během realizace stavby, je větší část databáze, vyžadované pro správu majetku, dostupná během kolaudace.

Strukturované, uživatelsky nastavitelné zobrazení informací je důležitý požadavek – různí uživatelé mají mít přístup pouze k těm datům, která pro ně mají význam, a navíc v strukturovaném formátu, který je pro ně lehce pochopitelný. Možnost nastavení uživatelského rozhraní brání přetěžování lidí: růst objemu dat nevyhnutelně vede ke ztrátě potřebného nadhledu.

Celý nezkrácený článek si můžete přečíst v příloze Ekonomika staveb a developerské projekty v čísle 1/2006.

Autor

• Ing. Vaněk Petr